El Poder de la Formalidad

La hermenéutica constante de los negocios, hace que normalmente éstos se antecedan a las formalidades. Es perfectamente posible, y de hecho es lo más común, que los negociantes, empresarios y emprendedores, primero se ocupen de levantar su negocio, antes que de estructurar una sociedad comercial, inscribiéndose en el Registro de Comercio, obteniendo su Número de Identificación Tributaria, licencia de funcionamiento, reglamentos internos, Registro de Empleador, suscripción y registro de contratos laborales, Cajas de Salud, AFP´s, etc., etc.

Esto no implica de ninguna forma que no tengas empresa, las empresas existen desde el momento en que realizas una actividad económica de carácter comercial, más allá de que te hayas constituido en sociedad comercial o no, o incluso, de que hayas suscrito algún contrato con tus socios.

Este “esquema” de negocio, simple e informal, resulta ser muy lucrativo, y por tanto, fácil de acostumbrarse, sobrellevando la posibilidad de que en algún momento alguna autoridad te fiscalice y sancione, es probable incluso, que las multas sean menores a lo que tendrías que pagar si te hubieses formalizado!!.

Sin embargo, bajo este esquema, en el que por cierto está la mayoría de emprendedores en Bolivia, tiene un carácter muy limitado, es posible que –si te va bien- te rinda frutos como para vivir bien, mantener un par de empleados, e incluso acumular capitales importantes, pero siempre asumiendo que existen limitaciones y riesgos de consideración: tu expansión, crecimiento y desarrollo como empresa nunca gozará de reconocimiento; arriesgas no sólo a tu empresa sino a ti y a tu familia, ya que en algún momento podrían derivar acciones penales; eres más propenso a que te timen; normalmente serás sujeto a chantajes de trabajadores despedidos o disconformes; deberás manejar tus cuentas bancarias –si es que las tienes- a título personal, asumiendo el altísimo riesgo de que puedan ser congeladas ante cualquier denuncia, ya que, el hecho de ser un hombre de negocios o emprendedor, sin una sociedad comercial que te respalde, no genera una división de patrimonios, es decir que, tu patrimonio personal y el de tu negocio, son lo mismo, una sola bolsa.

Pero la formalidad no sólo tiene un carácter externo, sino también interno. Es decir que, también existen formalidades que son importantes al interior de una empresa.

En mi carrera como abogado, tuve la oportunidad de trabajar con sociedades comerciales, empresarios y emprendedores de toda clase y naturaleza, algo que me sirvió mucho para conocer un poco de las diferentes formas de pensar en la idiosincrasia empresarial, con lo cual debo decirte que, en algún momento sentirás la necesidad de formalizarte, ya sea porque pasaste por una mala experiencia, lo perdiste todo y tienes que volver a levantarte, o debido a que tu crecimiento será de tal forma que, para seguir avanzando requerirás darle formalidad de tu empresa, eso le dotará de credibilidad, seguridad a tus clientes y a ti mismo.

La formalidad interna, es un tanto más compleja que la externa, ya que requiere disciplina!!!, ya sea económica, financiera, legal e incluso, de modales. Dotar a tu empresa de formalidad interna, pasa por muchos procesos, uno de ellos es el del Gobierno Corporativo, que de manera resumida implica –entre otros aspectos-, sistemas de controles y contracontroles de los mandos y tomas de decisión, lo cual a su vez, dotará de transparencia a la administración.

Con mi equipo de trabajo hemos colaborado a muchas empresas, que no encontraban los mecanismos adecuados para lograr un nivel de formalidad interna, que les permita manejar sus empresas como personas jurídicas independientes. Así es, la formalidad interna, es el paso primordial para que tu empresa sea asumida y controlada como una unidad económica independiente a la de los dueños, fundadores y administradores.

Las empresas -normalmente familiares- tienen este gran problema, son tratadas como si fuesen parte del bolsillo del o los dueños, principales accionistas o del Gerente General, los fondos o ingresos de la empresas, se constituyen rápidamente en una fuente de ingresos personales, no hay previsión de fondos y, lo más común, es que los propietarios dispongan de manera inmediata de ellos, para fines personales.

Cuantas veces tuvimos confesiones como: “mi padre sacó ayer de la caja fuerte $us. 50.000.- para una movilidad”, o “mi hermana se esta comprando un departamento con la plata de la empresa”, e incluso, “llamen al contador…necesito que pague los pasajes de las vacaciones de mis hijos…”en sí, lo que es de todos es de nadie y, si no hay control y formalidad interna, resulta ser arca abierta para toda la familia.

Este descontrol interno te llevará, tarde o temprano a la quiebra, o para evitarla, terminarás vendiendo el negocio a precio de regalo, pasando por un sinfín de demandas y malos momentos, las estadísticas de los casos que hemos atendido así me lo demuestran. Son pocos y raros los casos en que, una empresa sin formalidad y control interno, lograr sobrevivir a estos embates, luego de lo cual, normalmente ingresan a una etapa de formalización, que dependiendo de la capacidad empresarial de quienes llevan adelante el negocio y, de la pericia de sus asesores legales, puede ser más o menos traumática.

Muchos de los casos que me ha tocado asesorar, tuvieron que pasar por un ciclo de reflexiones familiares, culminando con la suscripción de protocolos familiares, marcando las reglas para el ingreso de los familiares a las empresas, y los pasos y requisitos que deben cumplir éstos para ocupar cargos de dirección y administración en la misma.

El desarrollo de una formalidad interna, resulta aún mucho más complicado cuando la empresa esta en sus inicios, ya que cuando los emprendedores no cuentan con dinero ni siquiera para vivir, mucho menos podrán asignar fondos a otras obligaciones o previsiones, entonces deben hacer cuanto esté a su alcance para mantener un equilibrio moderado, entre sus obligaciones y sus gastos de manutención personal. Estos esfuerzos personales, son las historias que pocos saben detrás de las grandes empresas, y que normalmente, lo hijos de aquellos no aprecian cuando asumen el mando.

Por ello, si estas a punto de iniciar tu empresa o un emprendimiento, te recomiendo que lo hagas como una actividad paralela, así es, contrariamente a lo que te podrán recomendar algunos empresarios, que señalan que todo emprendimiento requiere que te dediques tiempo completo!!, salvo que tengas un respaldo económico importante, que te permita de inicio destinar fondos para cubrir tus costos, gastos de instalación, publicidad, desarrollo de marca, asesoría legal, etc.

He ahí de la importancia de las franquicias. Las franquicias son sistemas comerciales desarrollados, que ya cuentan con todo el know how necesario para montar el negocio, no requieren de mayor desarrollo y la marca con la que trabajan, ya tiene un desarrollo de branding importante, que te permitirá desenfocarte de estos aspectos y dedicarte de lleno a vender. De esto hablaré en un siguiente artículo.

¿Cuál es tu negocio?

En los 11 años que venimos trabajando en Garrón Bozo Abogados, nos ha resultado muy común tratar con pequeños, medianos y grandes empresarios, que acuden a nuestra firma con la intención de obtener una respuesta muy puntual sobre algún tema que era de su interés en ese momento.

No obstante ello, resulta que a pesar de su puntual preocupación, estos empresarios -en su mayoría-, no han sido prolijos en la administración legal de sus empresas, lo cual implica que, normalmente, no tienen un gobierno corporativo desarrollado, sus marcas están desprotegidas, no existe una cadena de mando, ni sistemas de controles u operativos eficientes.

Estas deficiencias normalmente quedan al desnudo en la primera conversación que sostenemos con los clientes, quienes además     –sobretodo los emprendedores, pequeños e incluso medianos empresarios- recién se dan cuenta de las dimensiones de su negocio, de su potencial y, más aún, de los aspectos que deben cuidar en adelante, para evitar que todo su esfuerzo se vaya abajo, debido a una impericia legal, a una falta de desarrollo y protección de sus marcas o, a una carencia de gobierno corporativo.

La pregunta que siempre hacemos y, casi siempre tiene la misma respuesta, es ¿Por qué ocurre esto?,  y es que estos emprendedores se han ocupado del producto que venden y del servicio que brindan, creyendo que estos son los únicos factores que los llevarán al éxito. Lo cierto es que, las grandes ligas empresariales en Bolivia, no están conformadas por emprendedores con estas características, sino por el contrario, por aquellos que –además de cuidar el producto o servicio que brindan-, tienen un gobierno corporativo desarrollado, con sistemas operativos eficientes, así como una administración legal y contable muy sólida.

Para llegar a este nivel, las empresas en etapa de desarrollo y los emprendedores, normalmente tienen que lidiar con un sinfín de problemas, el primero, la falta de fondos que les permita la contratación de abogados y contadores responsables y, sobretodo, conocedores del área. Lamentablemente, la prestación de servicios jurídicos y contables en Bolivia esta llena de charlatanes, que acaban siendo más perjudiciales para la empresa que la propia infracción o falta cometida por ésta, la falta de pericia es alarmante, sin mencionar que la calidad del servicio es deplorable. En otro momento, expondré mi experiencia sobre este tema. 

Mi consejo para quienes iniciar una actividad empresarial o un negocio, es que siempre cuenten con la asesoría de un buen abogado de empresas, existen firmas de abogados y contadores bastante serias y responsables que pueden ayudarte, simplemente tienes que tomar en cuenta que, tu amigo, primo o tío  abogado, probablemente no tenga idea de cómo desarrollar un gobierno corporativo, ni de cuáles sean las obligaciones societarias, laborales, tributarias, etc., que tienes que cumplir. Asimismo, es probable que ni siquiera haya llevado en la Universidad como materia, lo que es una marca comercial y, mucho menos una patente o modelo de utilidad, ni para que sirve, siendo que es el principal activo de tu empresa y, donde debes invertir más dinero y tiempo trabajando con especialistas.

No obstante lo señalado, la confianza y el precio opera como disuasivo para la contratación de un asesor, por lo que, lo más probable es que acabes contratando al abogado o contador más cercano, de confianza y barato que conozcas, lo cual no esta del todo mal para arrancar, pero más temprano que tarde, tendrás que buscar a alguien que tenga más pericia y experiencia en estas áreas si quieres crecer y desarrollarte. Recuerda que, cuando contrates a alguien que sepa del tema, lo más probable es que ignore todo lo que hizo tu asesor inicial, o que incluso, tenga que corregirlo –si es que se puede-, generándote un costo mucho mayor.

Un segundo aspecto muy común, es el hecho de que –incluso grandes empresas-, no tienen una idea clara “del negocio” que manejan. Cuando me refiero al “negocio”, no me refiero al objeto social en sí, o qué clase de producto venden, sino a la actividad que hace que su empresa sea rentable y les dé ganancias. Este aspecto implica que, además, el empresario al no tener identificado el “negocio”, incurra en gastos bastante considerables que podría evitarse, terciarizando áreas en las que su empresa no es competitiva o, incluso, no las tiene desarrolladas.

Hasta no hace mucho tiempo atrás, las empresas buscaban contratar todo un staff de personal, que hoy por hoy se encuentra cada vez más en desuso, tal es el caso de las secretarias (que fueron cambiadas por una sola recepcionista o telefonista), de un área legal –conformada por 2 o 3 abogados- (reemplazados por un coordinador legal o gerente legal, y la contratación de firmas externas especializadas). Asimismo, estas empresas pretendían contar con toda la cadena del negocio y, normalmente, su producción era exclusiva para ellos mismos, sin mencionar que, normalmente, dejaban de lado o, era el último eslabón las Relaciones Públicas y el Márqueting.

Hoy en día, una empresa moderna, se enfoca más en su “negocio”, es decir que, luego de una serie de análisis y reflexiones, los empresarios se dan cuenta que su verdadero negocio no había sido –por ejemplo- vender Pollo Frito, aunque ese sea el producto que ofrecen, sino que, su verdadero negocio estaba en armar esquemas y diseños totalmente claros y definidos, tanto en el área de sistemas, gobierno corporativo, branding, documentación legal y sistemas contables, a fin de poder “franquiciar” su modelo y marca. Entonces, resulta que si su modelo y marca es franquiciable y apetecible, resultará mucho más negocio que la venta del pollo en sí.

De igual forma, las empresas ya no producen sólo para ellas, con el recelo clásico sobre su  marca, productos y calidad, sino que ahora además, producen marcas blancas para otras empresas, hoy es posible acudir a la mayoría de las empresas, por ejemplo de ropa, para solicitar que produzcan ropa con un diseño especial y/o marca propia, con lo cual, se ha abierto la posibilidad de que se generen nuevas marcas y empresas de ropa, equipos deportivos, vinos, perfumes, cremas, etc., sin que tengan talleres o industrias, con lo cual, el verdadero negocio de estas empresas, no es la producción, sino el diseño, la distribución o la venta. En otras palabras, las empresas se están especializando en una parte de la cadena, en el entendido de que su negocio en sí, no es vender o crear marca, sino producir para que otros lo distribuyan y vendan.

Hace no mucho tiempo atrás, los periódicos, semanarios y revistas, tenían como principal motor de su industria, a los voceadores canillitas, quienes eran los repartidores de estos medios, ¿quién haría el esfuerzo para ir hasta un periódico para comprarlo?, la respuesta es obvia, por ello, la fuerza de un medio esta en su fuerza de difusión, y para de esa fuerza son los canillitas. Hoy en día, esto no es así del todo. Las redes sociales, los medios de comunicación y, las empresas de distribución, han influido para que estos medios tengan llegada a diferentes nichos de mercado y lectores. De igual forma, los periodistas independientes, que tiempo atrás ganaban comisión –en caso de que el periódico le interese publicar su reportaje-, hoy por hoy han puesto agencias de noticias, que son los que proveen la información a los medios.

No resulta muy raro encontrar revistas digitales, e incluso medios impresos, que en realidad no hacen periodismo o generan información, sino sólo difusión, y así…, la segmentación y especialización en una parte de la cadena en el área que te desenvuelves es muy importante, y te ahorrará mucho tiempo.

Un tercer problema y no menor, es el papeleo que implica la apertura de una empresa, sociedad o negocio. En algunas ciudades –como Santa Cruz-, la obtención de una licencia de funcionamiento, puede llegar a ser algo realmente traumático, por ejemplo. Asimismo, la compra de inmuebles, o las constantes y absurdas observaciones que realiza FUNDEMPRESA, requerirán que destines más tiempo, dinero y energía al papeleo, lo cual podrás evitar o minimizar, con la contratación de buenos asesores, que aún cuando no dependa de ellos las autorizaciones, por lo menos te mantendrán informado y tendrán los argumentos necesarios para hacer valer tus derechos ante las autoridades.

Finalmente, es importante que protejas tu marca, éste será o es el principal activo de tu empresa, actualízala, trabaja con ella, cuida de su imagen, dale una identidad, pues ella será la transportadora de lo que haces o produces, con tus compradores, y en definitiva, tu verdadero negocio.